Verifactu vs. Facturae diferencias fiscales y técnicas que debe conocer una pyme

Principales diferencias entre Verifactu y Facturae aplicadas a la pyme.

Facturae es un formato estructurado de factura electrónica, especialmente relevante para facturar a Administraciones Públicas. VERI*FACTU forma parte del nuevo marco de control de los registros de facturación.

Si tienes una pyme y últimamente escuchas hablar de VERI*FACTU (habitualmente escrito como Verifactu) y Facturae como si fueran lo mismo, tengo que decirte que son dos conceptos que responden a necesidades muy distintas.

Confundirlos puede llevarte a creer que ya cumples con la ley cuando en realidad todavía tienes deberes pendientes, o al revés. Esta guía te lo explica sin rodeos.

Principales diferencias entre Verifactu y Facturae aplicadas al contexto de la pyme

Para entender la diferencia entre Verifactu y Facturae hay que partir de una distinción básica: Facturae es un formato, mientras que Verifactu es un sistema de control fiscal. Son cosas distintas, aunque ambas afectan a cómo emites y gestionas tus facturas.

Facturae: el estándar de factura electrónica estructurada

Facturae es el formato oficial de factura electrónica en España, promovido por el Ministerio de Hacienda y la Agencia Tributaria. Se trata de un fichero XML con una estructura concreta que define exactamente cómo deben organizarse los datos de una factura: emisor, receptor, líneas de concepto, impuestos, etc.

Su uso es obligatorio principalmente cuando facturas a las Administraciones Públicas.

Si eres proveedor de un ayuntamiento, una comunidad autónoma o la Administración General del Estado, ya debes emitir tus facturas en este formato y enviarlas a través de plataformas como FACe (para la AGE) o sus equivalentes autonómicos.

Imagina que tu empresa hace una instalación para el Ayuntamiento de Segovia. No puedes mandarles un PDF por correo. Debes generar un fichero Facturae (con extensión .xsig o .xml) firmado electrónicamente y enviarlo a través del punto de entrada de facturas correspondiente.

Facturae no es una ley nueva: lleva funcionando desde 2009 y su obligatoriedad con las AAPP está regulada por la Ley 25/2013. Lo que cambia con la Ley Crea y Crece es la futura obligación de factura electrónica en relaciones B2B, aunque su desarrollo reglamentario será clave para concretar formatos, plataformas e interoperabilidad.

Verifactu y el sistema de trazabilidad fiscal

Verifactu es algo diferente. No es un formato de factura, sino un sistema de registro y remisión de registros de facturación a la Agencia Tributaria. Su objetivo es combatir el fraude fiscal, concretamente el uso de software de doble contabilidad o de programas que permiten alterar o eliminar facturas emitidas.

Con el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación, cada factura emitida debe generar un registro de facturación. En la modalidad VERI*FACTU, ese registro se remite a la AEAT; en la modalidad NO VERI*FACTU, debe conservarse en el sistema emisor con garantías de integridad, trazabilidad e inalterabilidad.

Vamos, que si tienes un taller mecánico y usas un software de facturación, a partir de la entrada en vigor de Verifactu, ese software deberá cumplir los requisitos del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación y contar con la correspondiente declaración responsable del productor.

Si el software funciona en modalidad VERI*FACTU, los registros de facturación se remitirán en línea a la AEAT; si no, el sistema deberá conservarlos con garantías de integridad, trazabilidad e inalterabilidad.

Las diferencias clave entre Verifactu y Facturae

Dicho de otra forma y simplificando mucho, Facturae es como entregar la factura en un sobre oficial estandarizado, mientras que VERI*FACTU es como generar una copia fiscal trazable de esa factura, que puede remitirse automáticamente a la AEAT o conservarse en el sistema emisor según la modalidad utilizada.

¿Pueden coexistir Verifactu y Facturae?

Sí, y de hecho lo harán. Una misma factura puede estar emitida en formato Facturae y a la vez haber generado un registro Verifactu enviado a la AEAT.

Es decir, no son excluyentes: responden a capas distintas del ciclo de una factura.

Pasos para incorporar Facturae y Verifactu a tu pyme

Habla con tu proveedor de software

La adaptación a VERI*FACTU recae en gran medida sobre los fabricantes de software. Pregunta a tu proveedor si su solución cumplirá los requisitos del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación y si contará con la correspondiente declaración responsable del productor. No dejes esto para el último momento: las adaptaciones técnicas requieren tiempo de implementación.

No esperes al reglamento definitivo de Crea y Crece

Empezar a trabajar con formatos estructurados antes de que sea obligatorio te dará ventaja operativa, reducirá errores de conciliación y agilizará los cobros con clientes que ya empiezan a solicitar facturas electrónicas avanzadas.

Las pymes que adopten la facturación electrónica estructurada antes de la obligatoriedad no solo cumplirán la ley: reducirán el tiempo dedicado a la gestión administrativa y tendrán mejor visibilidad sobre su tesorería en tiempo real.

Mientras que Facturae define cómo debe ser una factura electrónica para que pueda leerse y procesarse automáticamente, VERI*FACTU y el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación definen cómo debe comportarse el software que la genera, garantizando la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

Es decir, tal y como hemos explicado, son dos aspectos complementarios, no alternativos, y conocer la diferencia es el primer paso para adaptar tu pyme a la nueva realidad fiscal española lo antes posible.