¿Qué es Verifactu y por qué afecta a la facturación de la pyme?
Si eres pyme o autónomo en España, sabes que el día a día ya es lo suficientemente complejo. Y, por desgracia, la cantidad de regulaciones y normativas fiscales no hace más que crecer, añadiendo una presión extra a la gestión habitual.
Pues bien, de todas las nuevas reglas, hay una que te toca la fibra sensible porque afecta directamente a tu sistema de facturación y que tienes que conocer y adaptar ya: el sistema Verifactu.
No queremos que te ahogues en un mar normativo, ni que te juegues una sanción. Por eso, hemos preparado esta breve guía para explicarte de forma clara y sin rodeos la nueva normativa antifraude.
Te explicaremos qué es Verifactu, cómo se diferencia de la factura electrónica, y por qué no adaptar tu software antes de las fechas límite te puede salir caro..
Cumple con la normativa a tiempo.
La Ley Antifraude: La "caja negra" fiscal que tu software debe llevar
El nombre técnico es Reglamento de Facturación, pero se conoce popularmente como sistema Verifactu. Pero, ¿de dónde sale esta obligación? Directamente de la Ley 11/2021 de Lucha contra el Fraude Fiscal.
Pero vamos al meollo de la normativa...
Esta ley es clara: todo empresario o profesional debe utilizar un sistema informático que garantice la seguridad y la inalterabilidad de la información fiscal.
El objetivo es claro: combatir el fraude asegurándose de que cada venta y cada transacción que haces genera un registro que no se puede borrar ni manipular.
¿Qué es el sistema Verifactu?
Verifactu es un conjunto de requisitos técnicos que tu programa de facturación, contabilidad o gestión debe cumplir sí o sí.
Imagínatelo como si tu software de facturación tuviera que convertirse en la caja negra de un avión, pero para tus datos fiscales. Debe ser un "guardián de datos" incorruptible. Para ser Verifactu, tu sistema tiene que garantizar:
- Integridad y conservación: Los registros tienen que estar completos y siempre accesibles.
- Inalterabilidad: Está totalmente prohibido que puedas borrar o modificar registros de ventas una vez creados, a menos que quede una anotación detallada en el propio sistema.
- Legibilidad y trazabilidad: La Agencia Tributaria debe poder leer y seguir el rastro completo de cada registro de facturación.
En esencia, la ley quiere eliminar de raíz el famoso "software de doble uso" o cualquier programa que te permita manipular o eliminar datos de ventas ya registradas para pagar menos impuestos.
Además, aunque es opcional, estos sistemas pueden tener un "canal VERI*FACTU" que remite automáticamente los registros a Hacienda.
Importante. El plazo comienza en 2026 y la multa de 50.000 €
Sabemos que los plazos en estas normativas son un importante lío para muchas empresas, pero en este caso, ignorarlos es un riesgo enorme.
El calendario oficial de obligatoriedad, tras las últimas modificaciones, queda así:
- 1 de enero de 2026: Plazo límite para las sociedades sujetas al Impuesto de Sociedades (las empresas más grandes).
- 1 de julio de 2026: Plazo límite para el resto de obligados tributarios: pymes, microempresas y autónomos.
¡Ojo al plazo! Tienes hasta julio de 2026 para adaptar tu sistema a Verifactu. Además, recuerda: la Factura Electrónica (formato de documento) y Verifactu (seguridad del software) son dos obligaciones distintas.
Verifactu no es lo mismo que la Factura Electrónica
Es un error muy común confundir Verifactu con la Factura Electrónica (de la Ley Crea y Crece). Aunque van de la mano, son cosas diferentes:
| Concepto | Origen Normativo | ¿Qué es realmente? | Objetivo Principal |
|---|---|---|---|
| Factura Electrónica | Ley Crea y Crece (18/2022) | Un formato de documento (digital obligatorio en transacciones B2B). | Digitalizar las transacciones y reducir la morosidad. |
| Verifactu | Ley Antifraude (11/2021) | Un sistema de control sobre el software que crea la factura. | Asegurar que tu programa no pueda manipular los datos fiscales. |
En resumen: la Factura Electrónica te obliga a usar un documento digital, mientras que Verifactu exige que el programa que genera ese documento sea seguro e incorruptible.
La sanción de 50.000 €: El coste de no adaptarte a tiempo
Si adaptar tus sistemas te parece un esfuerzo, el coste de no hacerlo es infinitamente mayor y está a la vuelta de la esquina. El incumplimiento de Verifactu está tipificado como una infracción grave.
Aquí es donde Hacienda va a pegar el golpe más duro:
| Tipo de Infracción | Quién paga | Sanción (multa fija) |
|---|---|---|
| Tenencia de software no adaptado (o alterado) | El usuario (pyme o autónomo). | 50.000 euros por cada ejercicio. |
| Fabricación o venta de software infractor | El productor o comercializador de software. | 150.000 euros por cada ejercicio y por cada tipo de sistema. |
Sí, has leído bien: como pyme o autónomo, si te pillan usando un sistema no adaptado, la multa es de 50.000 euros. Teniendo en cuenta que el plazo límite de julio de 2026 está cada vez más cerca, la urgencia de actuar es clara.
El incumplimiento no es una opción barata. La tenencia de un sistema de facturación que no cumpla con los requisitos técnicos de Verifactu puede ser sancionada con una multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio. Es, con diferencia, la multa más temida de esta nueva normativa.
¿Qué tienes que hacer ya? Los 3 primeros pasos para cumplir con Verifactu
No esperes a 2026. Empieza a mover ficha ahora para evitar la sanción y la prisa de última hora.
1. Llama a tu proveedor de software para adaptar tu sistema
Lo primero y más importante es contactar con la empresa que te vende o mantiene tu programa de facturación, ERP o contabilidad.
- Pregunta directamente si su software está o estará homologado y si es compatible con el estándar Verifactu.
- No te conformes con un "sí, claro": Pide que te confirmen cuándo tendrás disponible la versión adaptada y cómo se implementará.
2. Configuración y formación
Una vez que tengas la versión adaptada, asegúrate de:
- Configurar los datos fiscales: Revisa que el sistema tenga todos tus datos fiscales obligatorios (razón social, dirección, etc.) correctamente cargados.
- Verificar el QR: Las facturas que emitas deben incluir el código QR y la etiqueta de factura verificable. Revisa que tu software lo haga automáticamente.
- Capacita a tu equipo: El personal que use el software debe estar bien formado para asegurar que se cumplen todos los procesos y que no se hacen trampas que anulen la integridad del registro.
3. No te la juegues: Consulta a tu gestor
Verifactu añade una capa de complejidad técnica a tu operativa. El mejor consejo que podemos darte es que busques el asesoramiento de tu gestor o asesor.
Ellos te ayudarán a:
- Entender los requisitos específicos de Verifactu para tu negocio.
- Configurar el sistema de manera que no solo cumplas la ley, sino que optimices tu eficiencia operativa.
Adaptar tu software a Verifactu no es solo una obligación legal; se trata de un paso obligatorio hacia la digitalización y la seguridad. Es la única forma de garantizar la transparencia y el control de tus operaciones, y sobre todo, de evitar la multa en 2026.
Si tienes dudas sobre tu software actual o necesitas ayuda para entender cómo te afecta Verifactu, apúntate a nuestra newsletter. Te informaremos de las novedades, con guías y ayudas específicas para que entiendas y adaptes tu facturación a tiempo.
