Kit Digital: principales dudas de pymes y autónomos

Desde la apertura de la primera convocatoria de las ayudas del Programa Kit Digital, surgieron una batería de preguntas, que muchas empresas tenían sobre las fases de la convocatoria y los procedimiento de tramitación.

Además, con la segunda convocatoria para el Segmento II, Red.es matizó algunos conceptos, incluidos en las bases del programa y en la propia convocatoria. En esta Guía que elaboramos, ya recogíamos los principales cambios de esta segunda convocatoria. En la tercera y última convocatoria, también incorporaron novedades que, hemos querido aclarar en formato de FAQs o preguntas y respuestas.

A continuación, respondemos a las principales preguntas sobre el Kit Digital, para que, a modo de FAQs, aportemos un poco de luz a todas esas cuestiones del programa de ayudas para la digitalización de las empresas.

Recuerda que, las soluciones digitales que puedes obtener, están pensadas para empresas de hasta menos de 50 trabajadores, microempresas y autónomos, de todo tipo de sectores y que cumplan con los requisitos establecidos en las bases reguladoras del Programa.

- ¿Cómo saber si mi empresa puede solicitar el Bono digital?

- Cómo solicitar la ayuda del Bono digital

- Cómo comprobar si un Agente Digitalizador está acreditado

- ¿Cuánto es el importe de la ayuda?

- ¿A qué servicios digitales puedo asignar el Bono Digital?

- ¿Puedo contratar servicios digitales que superen la cuantía de la ayuda?

- ¿Tiene que ser nuevo el servicio digital o puedo mejorar uno que ya tengo?

- ¿Pueden las asociaciones beneficiarse del Programa Kit Digital?

- ¿Quién cobra la cuantía económica de las ayudas del Kit Digital?

- Si todavía no ha salido mi convocatoria, ¿puedo comenzar a tramitar mi kit?

- ¿Qué se considera "empresa en crisis"?

- ¿Cómo saber qué número de trabajadores tengo para determinar mi segmento de empresa del Kit Digital?

- ¿Pueden las comunidades de bienes solicitar las ayudas del Kit Digital?

¿Cómo saber si mi empresa puede solicitar el Bono digital?

Para conocer si tu negocio cumple con los criterios de la subvención, puedes consultar la convocatoria de tu segmento, que en líneas generales, va a indicar lo mismo que establecen las bases reguladoras, con determinados aspectos concretos para tu tipología de empresa.

Para poder solicitar el Kit Digital, tu pyme debe tener consideración de pequeña o mediana empresa, microempresa o autónomo, con domicilio fiscal en España y con un máximo de 50 trabajadores.

Recuerda que puedes tener 49,5 trabajadores, si dispones de personal a jornada parcial. Debes cotejar el dato con la Seguridad Social, para el periodo de tiempo que marque tu convocatoria.

Tu empresa tiene que estar registrada en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores de la Agencia Estatal de Administración Tributaria o en el censo equivalente de la Administración Tributaria Foral.

Otro de los criterios del Kit Digital que debes comprobar antes de solicitar la ayuda es estar al corriente de pago de todas tus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social y no tener pendiente una orden de recuperación de la Comisión Europea ni estar dentro de las prohibiciones de la Ley general de Subvenciones.

Si la empresa cumple con los criterios generales, entonces puede optar a la subvención para impulsar su digitalización.

Cómo solicitar la ayuda del Bono digital

Hay una serie de pasos previos que tienes que seguir, antes de que salga la convocatoria para tu segmento de empresas (según tu número de empleados) Estos pasos previos puedes gestionarlos tú mismo o bien, contar con un representante que te ayude a tramitar todo.

En Cosmomedia somos Agente Digitalizador acreditado y, además, podemos ocuparnos de toda la tramitación del Kit de aquellas empresas que opten por nuestra representación y el desarrollo de los servicios digitales que ofrecemos.

Pasos previos a la solicitud del Bono digital:

Darte de alta en la web de Acelera Pyme y realizar el test de diagnóstico digital para saber tu nivel de madurez digital. Este test es meramente informativo, no condiciona en absoluto la tramitación de la subvención, pero tienes que realizarlo para poder iniciar los trámites, cuando salga la convocatoria para tu segmento de empresa.

Una vez estés registrado en Acelera Pyme, ya sólo queda esperar a que salga la convocatoria para tu tipo de empresa y presentar la tramitación.

El Representante voluntario que escojas también puede encargarse, de tal forma que no tengas que estar pendiente de las fechas y de la documentación. Él se ocupará de solicitarte los datos que requiera la subvención.

Cómo comprobar si un Agente Digitalizador está acreditado

Muy sencillo, en la web de AceleraPyme hay un listado de Agentes Digitalizadores acreditados, que además tiene un buscador. Puedes cotejar el nombre de la empresa (ojo, la denominación fiscal) y ahí aparecerá, con las soluciones para las que está acreditado.

Es importante confiar sólo en Agentes Digitalizadores acreditados, porque son los únicos que pueden justificar el servicio para acogerse a esta subvención.

Coteja que la empresa tenga experiencia acreditada para la solución que contratas, y que, además, tenga recorrido en el mundo digital. Sólo así te garantizarás un soporte de servicio más allá de los 12 meses del Bono digital.

Recuerda que si el Agente digitalizador es tu Representante voluntario podrá ocuparse de todo, solicitándote la documentación necesaria.

¿Cuánto es el importe de la ayuda?

El importe de las ayudas varía según el segmento de empresas en el que te encuentres. Si tu empresa forma parte del Segmento I, que tiene más de 10 y menos de 50 empleados, puedes obtener hasta 12.000€ de ayuda. Si forma parte del Segmento II de más de 3 y menos de 10, la ayuda es de hasta 6.000€ y, por último, si eres una micropyme o un autónomo, esto es el Segmento III de 0 hasta 3 trabajadores, dispones de la opción de un bono digital de hasta 2.000€.

Cada segmento tendrá una cuantía máxima limitada y una convocatoria oficial para presentar las solicitudes, que se tramitan por orden, hasta agotar los fondos.

¿A qué servicios digitales puedo asignar el Bono Digital?

Lo primero que tienes que saber es que la ayuda del Kit Digital puede destinarse a varios servicios, siempre y cuando se encuentren dentro de las 12 categorías o Soluciones digitales del Programa.

No obstante, cada Solución digital tiene una cuantía máxima, que varía según el segmento de empresa en el que te encuentres.

De forma general, el importe del bono que puedes invertir en cada solución es:

• Sitio web y Presencia en Internet, hasta 2.000€
• Comercio electrónico, hasta 2.000€
• Gestión de redes sociales, hasta 2.500€
• Gestión de clientes, hasta 4.000€
• BI y analítica, hasta 4.000€
• Servicios de oficina virtual, hasta 12.000€
• Gestión de procesos, hasta 6.000€
• Factura electrónica, hasta 1.000€
• Comunicaciones seguras, hasta 6.000€
• Ciberseguridad, hasta 6.000€
• Presencia Avanzada en Internet, hasta 2.000 €
• Marketplace, hasta 2.000 €

¿Puedo contratar servicios digitales que superen la cuantía de la ayuda?

Sí, pero tendrás que acordar con el Digitalizador el pago de la diferencia. Es decir, ese coste a mayores del Bono digital deberás asumirlo de manera independiente al contrato suscrito para el Bono digital.

¿Tiene que ser nuevo el servicio digital o puedo mejorar uno que ya tengo?

Puedes utilizar el Bono digital para mejorar un servicio que ya tengas y esté englobado en las 10 Soluciones digitales del Programa, siempre y cuando la mejora sea funcional y evidente.

Si quieres invertir en un servicio digital que tengas y esté dentro de las soluciones, debes estudiar si, por ejemplo, no cumple con los requisitos mínimos exigidos para la solución digital y, por tanto, la nueva solución adoptada, suponga esa mejora.

¿Puedo mejorar mi web con el Kit Digital?

Efectivamente, puedes, con mejoras funcionales aplicables, como por ejemplo:

Mejorar el alcance o ampliación de los servicios y/o funcionalidades. Inclusión de servicios como el de posicionamiento SEM, estadísticas web... También se incluyen las mejoras técnicas de rendimiento y de seguridad: inclusión de certificados SSL, de accesibilidad y experiencia del usuario, de la interfaz, como la adaptación a dispositivos móviles, etc. Aquí te lo explicamos más detalladamente.

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¿Pueden las asociaciones beneficiarse del Programa Kit Digital?

De forma general, cualquier entidad con actividad económica y personalidad jurídica puede pedir la ayuda del Kit Digital, también las asociaciones. Una asociación sin ánimo de lucro puede realizar actividades económicas, pero todos los recursos obtenidos deben canalizarse hacia los fines para las que se crearon.

Según establece la convocatoria, no podrían acogerse "las personas físicas o jurídicas que sean Agentes Digitalizadores Adheridos, ni aquellas con las que estos contraten o subcontraten para la prestación, en todo o en parte, de soluciones de digitalización; las empresas de naturaleza pública y las entidades de derecho público; los Colegios profesionales, las sociedades civiles, las comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal o cualquier otro tipo de unidad económica o patrimonio separado que carezca de personalidad jurídica".

¿Quién cobra la cuantía económica de las ayudas del Kit Digital?

El Agente Digitalizador que haya desarrollado la solución digital, previa justificación del servicio. Es decir, la empresa beneficiaria de las ayudas obtiene un Bono digital, que puede canjear en uno o varios servicios establecidos en el Programa.

Si todavía no ha salido mi convocatoria, ¿puedo comenzar a tramitar mi kit?

Puedes comenzar la tramitación previa, estudiar el grado de digitalización que tienes y buscar las mejores soluciones digitales para tu negocio. La solicitud sólo puede presentarse cuando salga tu convocatoria, pero es recomendable prepararlo todo para agilizar la presentación de la solicitud al máximo. Recordemos que las solicitudes se tramitan por orden de llegada, hasta agotar fondos.

La primera convocatoria para empresas de más de 10 y menos de 50 empleados cierra el plazo de solicitudes el 15 de septiembre; la segunda convocatoría para el Segmento II (3- hasta menos de 10 empleados) ya está abierta y las solicitudes pueden entregarse desde el 2 de Septiembre y en la recta final del año, llegará la convocatoria de micropymes y autónomos (segmento III de 0 hasta 3 empleados).

¿Qué se considera "empresa en crisis"?

Las pymes que tengan consideración de "empresa en crisis" no pueden solicitar el Bono del Kit Digital; pero, ¿qué se considera empresa en crisis?

Oficialmente, según lo dispuesto en el artículo 2.18 del Reglamento (UE) n.º 651/2014 de la Comisión, de 17 de junio de 2014, se considera que una empresa está en crisis cuando concurra al menos una de las siguientes circunstancias:

• Si se trata de una sociedad de responsabilidad limitada, cuando haya disminuido su capital social suscrito en más de la mitad, como consecuencia de las pérdidas acumuladas; es lo que sucede cuando la deducción de las pérdidas acumuladas de las reservas conduce a un resultado negativo superior a la mitad del capital social suscrito.
• Si se trata de una sociedad en la que al menos algunos socios tienen una responsabilidad ilimitada sobre la deuda de la sociedad, cuando haya desaparecido por las pérdidas acumuladas más de la mitad de sus fondos propios que figuran en su contabilidad.
• Cuando la empresa se encuentre inmersa en un procedimiento de concurso de acreedores o insolvencia o reúna los criterios establecidos en su Derecho nacional para ser sometida a un procedimiento de concurso de acreedores o insolvencia a petición de sus acreedores.
• Cuando la empresa haya recibido ayuda de salvamento y todavía no haya reembolsado el préstamo o puesto fin a la garantía, o haya recibido ayuda de reestructuración y esté todavía sujeta a un plan de reestructuración.

¿Cómo saber qué número de trabajadores para determinar mi segmento de empresa del Kit Digital?

Para saber en qué segmento estás y, por tanto, en qué convocatoria puedes solicitar tu Bono digital, debes tener en cuenta el número de trabajadores según las horas cotizadas. Quiere decir que, si tienes un trabajador a media jornada, contabiliza la mitad, por ejemplo.

¿CÓMO ASEGURARTE?

PIDE EL CERTIFICADO DE PLANTILLA MEDIA

Para asegurarte, debes pedir el Informe de plantilla media de trabajadores en alta durante el último año, a través de la web de la Seguridad Social.

Si estás en el Segmento II (entre 3 y menos de 10 trabajadores) solicita la Plantilla media de los 12 meses previos a presentar tu solicitud.

SOLICITAR AQUÍ

* Antes de acceder a iniciar los trámites, cerciórate de tener instalado el certificado correspondiente, en el navegador que estés utilizando.

PASOS. Introduce esta información:

1.  “Régimen”: normalmente 0111
2.  “Cuenta de cotización”: En el primer recuadro el código de 2 dígitos de la provincia y en el segundo el número de la Seguridad Social de la empresa o autónomo como empleador.
3.  “Fecha desde”
4.  “Fecha hasta”
5.  “Tipo de impresión”: Online

Pulsamos el botón “Continuar” y descargamos el informe.

IMPORTANTE: AUTÓNOMOS / SOCIOS AUTÓNOMOS / AUTÓNOMOS COLABORADORES

En el caso de los autónomos, también cuenta como empleado el propio autónomo titular. Además, si el propio autónomo tiene familiares que trabajen con él, es decir, autónomos colaboradores, cada uno de ellos también cuentan como empleados.

En el caso de las empresas, si tienen socios autónomos que trabajen en ellas, también contabilizarán como trabajadores, pero, como no figuran en el Informe de plantilla media de trabajadores en alta, debes solicitar el informe del Régimen Especial Trabajadores Autónomos (RETA).

SOLICITAR AQUÍ

* Antes de acceder a iniciar los trámites, cerciórate de tener instalado el certificado correspondiente, en el navegador que estés utilizando.

Con esos dos informes, obtendrás la plantilla media para saber en qué convocatoria debes presentar tu solicitud del Programa Kit Digital.

¿Pueden las comunidades de bienes solicitar las ayudas del Kit Digital?

Red.es ha modificado las Bases Reguladoras del Programa Kit Digital, para que las comunidades de bienes pueden optar a ser beneficiarias de las ayudas del Programa Kit Digital. En concreto, las CB, constan como posibles beneficiarias, junto con las sociedades civiles con objeto mercantil, las sociedades civiles profesionales y las explotaciones agrarias de titularidad compartida que ejerzan una actividad económica, que podrán pedir las ayudas a la digitalización, siempre que su domicilio fiscal esté ubicado en territorio español. Más información.

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